Newsletter

Stand: 04.10.2023

(1) Für die Mitglieder des BLF werden verschiedene E-Mail-Newsletter angeboten. Sie dienen dazu, die Mitglieder mit Informationen über Aktivitäten des BLF zu versorgen (z.B. Veranstaltungen, Publikationen, Projekte). Die Teilnahme an diesen Newslettern ist auf die Mitglieder des BLF beschränkt. Jedes BLF-Mitglied hat die Möglichkeit, an den Mitglieder-Newslettern teilzunehmen. Die Verwaltung der Mitglieder-Newsletter (Zugänge für Neumitglieder und Abgänge, etwa bei Beendigung der BLF-Mitgliedschaft) erfolgt BLF-intern.
Zusätzlich werden Newsletter für Nichtmitglieder des BLF (Interessenten, Gäste) angeboten. Sie dienen ebenfalls der Information über die Aktivitäten des BLF. Diese Newsletter stehen allen interessierten Personen offen.
Die Teilnahme an den Newslettern ist freiwillig. Jeder Newsletter-Teilnehmer kann sich jederzeit von den Newslettern abmelden. Hierzu enthält jede Newsletter-Sendung einen Abmelde-Link. Eine spätere Wiederaufnahme ist auf Wunsch ebenfalls möglich.

(2) Bei den Mitglieder-Newslettern werden folgende Stammdaten gespeichert: Name, E-Mail-Adresse, Mitglieds-Nr. (siehe auch: Verarbeitung von Mitgliederdaten) sowie Zugehörigkeit zum jeweiligen Newsletter. Die Speicherung von Namen und Mitglieds-Nr. erfolgt, damit wir überprüfen können, dass nur BLF-Mitglieder an den Mitglieder-Newslettern teilnehmen. Die Speicherung von E-Mail-Adresse und Newsletter-Zugehörigkeit ist für den Newsletterversand technisch erforderlich. Die vorgenannten Angaben werden im Newsletterprogramm so lange gespeichert, wie der Empfänger Mitglied eines unserer Newsletter ist.
Bei den Newslettern für Nichtmitglieder werden folgende Stammdaten gespeichert: Name, E-Mail-Adresse sowie Zugehörigkeit zum jeweiligen Newsletter. Die Angabe des Namens ist freiwillig, aber erwünscht. Ansonsten gilt das Vorstehende analog.
Für alle Newsletter-Teilnehmer werden außerdem zusätzliche Daten technischer Art gespeichert, die für Funktionalität des Newsletterprogramms (z.B. Versand von HTML-Mails ja/nein) oder für die Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung (Datum/Uhrzeit des Newsletter-Beitritts bzw. der letzten Änderung der Stammdaten) nötig sind.

(3) Zusätzlich wird gespeichert, welche Newsletter-Sendung jeweils an welchen Empfänger versendet wurde (Sendeprotokollierung). Diese Speicherung dient zur Überprüfung des ordnungsgemäßen Newsletterversands. Unser berechtigtes Interesse folgt aus dem vorgenannten Zweck der Datenspeicherung. In keinem Fall verwenden wir diese erhobenen Daten dazu, Rückschlüsse auf die Person des Nutzers zu ziehen. Insbesondere findet eine Erfassung, welche Newsletter-Sendung wann von welchem Empfänger geöffnet wurde, nicht statt.

(4) Das Versenden von Newslettern ist nur für bestimmte entsprechend berechtigte Mitglieder des BLF möglich (begrenzter Personenkreis). Hierzu besteht im Newsletterprogramm eine Benutzerverwaltung. Es werden im Wesentlichen folgende Angaben gespeichert: Benutzerkennung, Passwort, Angaben zu Berechtigungen. Außerdem wird gespeichert, welcher Benutzer wann welchen Newsletter-Versand angestoßen hat.

(5) Wenn ein versendeter Newsletter unzustellbar ist, erhalten wir in der Regel eine Fehlermeldungs-Mail des empfangenden Mailservers. Gründe der Unzustellbarkeit sind üblicherweise folgende:

• E-Mail-Adresse existiert nicht oder nicht mehr (z.B. Schreib-/Übertragungsfehler in der E-Mail-Adresse; Adresse wurde gelöscht)
• E-Mail-Postfach ist voll (z.B. Empfänger erkrankt oder verstorben; E-Mail-Nutzung wurde eingestellt, ohne dass die E-Mail-Adresse deaktiviert wurde)

In diesen Fällen versuchen wir (wenn es sich um BLF-Mitglieder handelt), eine Klärung herbeizuführen. Falls keine Klärung möglich ist, wird die betreffende E-Mail-Adresse aus unserem Newsletterprogramm gelöscht und erhält somit keine Newsletter-Sendungen mehr. Die Fehlermeldungs-Mails werden zeitnah nach Erledigung gelöscht.

(6) Rechtsgrundlage der Erhebung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO (Einwilligung des Betroffenen) in Verbindung mit Buchstabe f (Berechtigtes Interesse des Verantwortlichen).

(7) Die vorstehend beschriebenen Verarbeitungen erfolgen mit Hilfe eines Newsletterprogramms, das wir auf dem vom BLF genutzten Webserver installiert haben. Das Webhosting erfolgt im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung bei einem Webhosting-Dienstleister. Die Newsletter-Sendungen (E-Mails) werden bestimmungsgemäß an den jeweiligen E-Mail-Empfänger übermittelt; dieser kann sich ggf. auch im Ausland befinden. Weitere Übermittlungen personenbezogener Daten erfolgen im Zusammenhang mit den Newslettern nicht (d.h. wir geben Ihre Daten nicht weiter).