Dokumentation und Archivierung genealogischer Forschungsergebnisse

Zunächst ging Herr Rolle auf eine Statistik der Vereinsbibliotheken ein. Nur ca. 10 % der Mitglieder erscheinen als Autoren, 3 % haben eine eigene Chronik erarbeitet, davon jeweils 1/3 gut, mittelmäßig und mangelhaft, es fehlen Inhalt, Register, Quellen. Die Maximen zur Dokumentation gehen von allgemein verständlich, alterungsbeständig bis archivfähig und standardisiert. Er erläuterte die Probleme des Gedcomstandards. Die Haltbarkeit der Medien ist bekanntlich sehr unterschiedlich, CD und DVD haben eine Lebenszeit von ca. 20 Jahren, Papier, je nach Qualität, Jahrhunderte. Daher wird für die Dokumentation das Papier bevorzugt.

Welche Elemente benötigt man für die Dokumentation - neben den generierten Texten aus der Gedcomdatei, müssen Strukturen (genealogische Daten und Verknüpfungen) vorhanden sein und freie Texte zur Vervollständigung dürfen ebenso nicht fehlen. Danach ging der Referent auf die Rolle der genealogischen Programme ein und was ein Programm haben sollte.

Für den geplanten Editierservice wurde das Programm GF-Ahnen, mit Hilfe seines Entwicklers, Herrn Bub, entsprechend ausgebaut. Herr Rolle erläuterte das Berichtsformat, das für die Erstellung einer Familienchronik geeignet ist. Der Forscher liefert für den Editierservice freien Text, die Gedcomdatei und Anhänge wie Bilder, Dokumente, Grafiken etc. In jeder Bezirksgruppe sollen Experten geschult werden, die aus diesen Unterlagen eine Familienchronik erstellen, die in kleiner Auflage gedruckt wird. Für das Programm, das nicht intuitiv bedient werden kann (Handbuch 600 Seiten) wird ein einfaches Handbuch „Kochrezept für standardisiertes Vorgehen“ erstellt. Ein Problem ist noch der Datenschutz. Nach heutigen Vorgaben, dürfen jüngere Daten nicht erfasst werden, doch in 50 Jahren fehlen sie und unterliegen nicht mehr dem Datenschutz, daher verzichtet Herr Rolle bewusst auf den Datenschutz.

Die nächste Frage ist – wo werden die Chroniken archiviert. Vorteilhaft ist die dezentrale Archivierung, da bei staatl. Archiven das Risiko besteht, dass die Chronik irgendwann als nicht mehr archivwürdig eingestuft wird und aufgrund Platzmangels entsorgt werden. Zuletzt stellte Herr Rolle den Bibliotheksbestand und die Ausleihstatistik vor.