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Mit dem am 1. Januar 1876 in Kraft getretenen Reichspersonenstandsgesetz wurde in Deutschland die staatliche Personenstandsregistrierung eingeführt. Die Beurkundung der Geburten, Heiraten und Sterbefälle hat seitdem ausschließlich durch die vom Staate bestellten Standesbeamten mittels Eintragung in die dafür anzulegenden Register zu erfolgen. Die von den Standesbeamten geführten Personenstandsbücher enthalten gerade für die Familienforschung sehr wertvolle Informationen. Allerdings unterliegt die Benutzung der Bücher rechtlichen Beschränkungen.

Im Jahre 2007 hat der Bundesgesetzgeber nach intensiven Vorarbeiten eine grundlegende Reform des Personenstandsrechts auf den Weg gebracht. Am 1. Januar 2009 wurde das bis dahin geltende Personenstandsgesetzes aus dem Jahre 1937 in der Fassung vom 8. August 1957 durch ein neues Personenstandsgesetz abgelöst.

Nachfolgend sind die Schwerpunkte der Personenstandsrechtsreform kurz beschrieben:

Einführung elektronischer Personenstandsregister anstelle der bisherigen Personenstandsbücher

Seit 1. Januar 2009 können, spätestens am 1. Januar 2014 müssen die Standesämter ihre Personenstandsregister - von den Altbeständen abgesehen   ausschließlich elektronisch führen. Dabei ist auch die elektronische Nacherfassung von bisherigen Papierregistern (sog. „Altregistern“) zugelassen.

Begrenzung der Fortführung der Personenstandsregister durch das Standesamt sowie das Anbieten zur Übernahme der Register durch die Archive

Personenstandsregister werden von den Standesämtern nur noch bis zum Ablauf gesetzlich vorgegebener Fortführungsfristen fortgeführt, d .h. „aktualisiert“ (Geburtenregister 110 Jahre, Ehe- und Lebenspartnerschaftsregister 80 Jahre, Sterberegister 30 Jahre). Nach Ablauf dieser Fristen werden in den Registern keine Einträge mehr vorgenommen; die Register sind weiterhin aufzubewahren, wandern aber in die zuständigen Archive. Auch die Sammelakten, die nicht dauerhaft aufzubewahren sind, werden den zuständigen öffentlichen Archiven zur Übernahme angeboten. Diese älteren Einträge und Sammelakten unterliegen dann ausschließlich der Benutzung nach Maßgabe des Archivrechts (Voraussetzungen der Benutzung und Gebühren), nicht mehr des Personenstandsrechts.

Die Abschaffung des Familienbuchs

Bis zum 1. Januar 2009 wurde bei Eheschließungen zusätzlich ein weiteres Personenstandsbuch, das Familienbuch, angelegt, in dem die personenstandsrelevanten Angaben über die Ehegatten und ihre Kinder aus anderen Personenstandsbeurkundungen zusammengefasst waren. Neue Familienbücher werden nun nicht mehr angelegt; die bisherigen Familienbücher werden ausschließlich als Heiratseinträge fortgeführt, d. h. die in den Familienbüchern enthaltenen Daten zu Kindern der Ehegatten werden nicht mehr aktualisiert.

Reduzierung der Beurkundungsdaten auf das für die Dokumentation des Personenstandes erforderliche Maß

Seit 1. Januar 2009 werden in die Personenstandsregister weder akademische Grade noch Angaben zum Beruf oder zum Anzeigenden eingetragen. Die Religionszugehörigkeit wird bei Eheschließenden im Eheregister sowie einem Kind und dessen Eltern im Geburtenregister nur noch auf Wunsch eingetragen, wenn es sich um eine Religionsgemeinschaft handelt, die den Status einer Körperschaft des öffentlichen Rechts innehat.

Neuordnung der Benutzung der Personenstandsbücher (Einsicht, Durchsicht, Auskunft, Erteilung von Personenstandsurkunden)

Die vorgenommenen Änderungen zielen darauf ab, für ältere Register und bestimmte Forschungsvorhaben vereinfachte Zugangsmöglichkeiten zu schaffen.

Personenstandsurkunden oder Auskünfte aus Personenstandsregistern dürfen nur Personen erteilt werden, auf die sich der Eintrag bezieht, sowie deren Ehegatten, Vorfahren und Abkömmlingen. Andere Personen (so bisher auch bei Verwandtschaft nur in Seitenlinie) müssen ein rechtliches Interesse glaubhaft machen. Problematisch war bisher der Umstand, dass die Durchsicht von Personenstandsbüchern zu privaten Forschungszwecken für sich allein kein rechtliches Interesse an der Benutzung der Personenstandsbücher begründet. Nunmehr genügt die Glaubhaftmachung bereits eines berechtigten Interesses, wenn seit dem Tod des zuletzt verstorbenen Beteiligten (beim Geburtenregister sind dies Eltern und Kind, beim Eheregister die Ehegatten und beim Lebenspartnerschaftsregister die Lebenspartner) 30 Jahre vergangen sind. Ohne zeitliche Einschränkung  reicht nunmehr das Glaubhaftmachen eines berechtigten Interesses beim Geburtenregister oder Sterberegister aus, wenn der Antrag von einem Geschwister des Kindes oder des Verstorbenen gestellt wird.

Für Hochschulen und andere Einrichtungen, die wissenschaftliche Forschung betreiben, wurde eine eigenständige Benutzungsmöglichkeit geschaffen, die allerdings bestimmten gesetzlich näher geregelten Voraussetzungen unterliegt.

In besonderen Fällen (Adoption, Vornamens- oder Geschlechtsänderung nach dem Transsexuellengesetz, Eintragung von Sperrvermerken) unterliegen Personenstandseinträge auch nach neuer Rechtslage einem Offenbarungs- bzw. einem Benutzungsverbot.

Die Kosten für die Benutzung der Personenstandsregister richten sich, bis dahin bundeseinheitlich in der Personenstandsverordnung geregelt, seit 1. Januar 2009 nach dem jeweiligen Landesrecht.

Zunächst ging Herr Rolle auf eine Statistik der Vereinsbibliotheken ein. Nur ca. 10 % der Mitglieder erscheinen als Autoren, 3 % haben eine eigene Chronik erarbeitet, davon jeweils 1/3 gut, mittelmäßig und mangelhaft, es fehlen Inhalt, Register, Quellen. Die Maximen zur Dokumentation gehen von allgemein verständlich, alterungsbeständig bis archivfähig und standardisiert. Er erläuterte die Probleme des Gedcomstandards. Die Haltbarkeit der Medien ist bekanntlich sehr unterschiedlich, CD und DVD haben eine Lebenszeit von ca. 20 Jahren, Papier, je nach Qualität, Jahrhunderte. Daher wird für die Dokumentation das Papier bevorzugt.

Welche Elemente benötigt man für die Dokumentation - neben den generierten Texten aus der Gedcomdatei, müssen Strukturen (genealogische Daten und Verknüpfungen) vorhanden sein und freie Texte zur Vervollständigung dürfen ebenso nicht fehlen. Danach ging der Referent auf die Rolle der genealogischen Programme ein und was ein Programm haben sollte.

Für den geplanten Editierservice wurde das Programm GF-Ahnen, mit Hilfe seines Entwicklers, Herrn Bub, entsprechend ausgebaut. Herr Rolle erläuterte das Berichtsformat, das für die Erstellung einer Familienchronik geeignet ist. Der Forscher liefert für den Editierservice freien Text, die Gedcomdatei und Anhänge wie Bilder, Dokumente, Grafiken etc. In jeder Bezirksgruppe sollen Experten geschult werden, die aus diesen Unterlagen eine Familienchronik erstellen, die in kleiner Auflage gedruckt wird. Für das Programm, das nicht intuitiv bedient werden kann (Handbuch 600 Seiten) wird ein einfaches Handbuch „Kochrezept für standardisiertes Vorgehen“ erstellt. Ein Problem ist noch der Datenschutz. Nach heutigen Vorgaben, dürfen jüngere Daten nicht erfasst werden, doch in 50 Jahren fehlen sie und unterliegen nicht mehr dem Datenschutz, daher verzichtet Herr Rolle bewusst auf den Datenschutz.

Die nächste Frage ist – wo werden die Chroniken archiviert. Vorteilhaft ist die dezentrale Archivierung, da bei staatl. Archiven das Risiko besteht, dass die Chronik irgendwann als nicht mehr archivwürdig eingestuft wird und aufgrund Platzmangels entsorgt werden. Zuletzt stellte Herr Rolle den Bibliotheksbestand und die Ausleihstatistik vor.